چرا همواره زمان کم داریم؟ - مجله آراد

جهانی اقتصاد در ادامه نوشت: همه ما در زندگی با افرادی روبرو شده ایم که همواره از نداشتن وقت گلایه دارند و 24 ساعت را برای شبانه روز کافی نمی دانند. شاید خود ما هم جزو آن دسته باشیم. بی شک همه ما در این موقعیت قرار داشته ایم؛ حجم زیادی از کار های عقب افتاده در کنار کار های روزمره زندگی و یک فهرست بلند بالا از کار هایی که باید انجام گردد. اگر خوش شانس باشیم در پایان روز، بخشی از وظایف این فهرست خط خورده اند.

وقتی نمی توانیم مطابق زمان بندی همه کار ها را انجام دهیم، یا دچار استرس خواهیم شد یا از خودمان ناامید می شویم؛ حجم کار های به جای مانده سبب افزایش استرس شده و کارآیی فکر را کاهش می دهد و فرصت تصمیم صحیح را از ما خواهد گرفت.

حتما این داستان را شنیده اید که اگر بیل گیتس در خیابان مشغول راه رفتن باشد و به صورت تصادفی 1000 دلار از دست او به زمین بیفتد، احتمالا آن را بر نخواهد داشت و این اتفاق برای او اهمیتی ندارد چراکه هر ثانیه از زندگی وی بیشتر از این رقم ارزش دارد. این مثال اهمیت زمان در زندگی کارآفرینان بزرگ جهان را بیش از پیش نشان می دهد. پس مدیران و کارآفرینان بزرگ جهان با حجم وسیعی از کار ها و وظایف چگونه زمان خود را مدیریت می نمایند؟

تعاریف متفاوتی از مدیریت زمان در مقالات و کتب مختلف ارائه شده است. Erick C.Dierdorff مدیریت زمان را یک فرآیند تصمیم گیری می داند که زمان هر فرد را متناسب با تغییر شرایط او شکل داده و تنظیم می نماید یا Alexanader R. Margulins در مقاله ای تحت نام رویکرد واقع گرایانه به مدیریت زمان، گام های اصلی مدیریت زمان را به طور خلاصه مشخص اهداف واقع گرایانه، ایجاد نظم در انجام کار، تفویض امور، فراغت و دوری از احساس گناه نام می نماید.

حال سوال این است ما چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنیم؟ اگر واقع بینانه بنگریم، پاسخ کوتاهی به این سوال نخواهیم داشت. تحقیقات زیادی در خصوص تکنیک های مدیریت زمان در جهان اجرا شده است. راه حل هایی را که در دو پژوهش به صورت جداگانه به وسیله محققان Harvard Business Review و محققان دانشگاه Quebec اجرا شده است در ادامه می خوانید.

هنر تقسیم وظایف و تفویض را بیاموزید: ممکن است فکر کنید خودتان بهتر و سریع تر از دیگران کاری را انجام می دهید، اما باید بدانید که اگر انجام همه وظایف را بر عهده بگیرید دیگر زمانی برای توسعه نخواهید داشت.

ما برای کارآمد تر بودن در کارمان و موفقیت بیشتر در پی مدیریت زمان هستیم، تقسیم وظایف و محول کردن آن ها به دیگران فرصت مناسبی برای اندیشیدن به فعالیت های توسعه ای در اختیارمان قرار می دهد. بعلاوه تفویض کار ها می تواند زمینه افزایش توانمندی های کارکنان و در نتیجه رشد و بالندگی آن ها را فراهم آورد.

اولویت بندی رکن اصلی است: کار های خود را به دو بخش باید انجام شوند و علاقه دارم که انجام شوند تقسیم بندی کنید. وقتی که می دانید برای یک کار باید زمان زیادی را صرف کنید، کمی به عقب برگردید و ببینید اهمیت این کار چقدر است و پیامد های حاصل از آن برای شما یا کسب وکارتان چقدر است. اولویت بندی، مهارتی ضروری، اما بسیار سخت و چالش برانگیز است و برای رتبه بندی کار ها احتیاج است همه جوانب کسب وکار خود را در نظر بگیرید. بعلاوه در اولویت بندی کارهایتان نقش اساسی مکتوب کردن آن ها را نباید فراموش کنید.

واقع گرا باشید: توقعاتتان را از خودتان بازبینی کنید. شما هم مثل دیگران یک انسانید و زمان و منابع محدود دارید. بکوشید تا مهارت های خود را در مدیریت زمان بهبود ببخشید. زمان اوج عملکرد خود را پیدا کنید. برای این کار روز خود را به سه یا چهار بخش تقسیم کنید و مقدار عملکردتان را در این بازه ها بسنجید. وظایف مهم را در زمانی که بازدهی بالاتری دارید انجام دهید. سپس مقدار اثربخشی راه حل های مدیریت زمان خود را مقدار بگیرید. برای این سنجش می توان از آزمون های مختلف موجود استفاده نموده یا از بازخورد ها و نظرات دیگران بهره ببرید.

از تکنولوژی بهره ببرید: بدون تعارف در جهانی امروز هیچ راه گریزی در عدم استفاده از تکنولوژی وجود ندارد. از نرم افزار های مدیریت زمان بهره ببرید. این نرم افزار ها دید واقع گرایانه ای از کار های شما و زمان مورد احتیاج هر کدام به شما خواهند داد و در اولویت بندی آن ها یاری خواهند کرد.

اوقات فراغت را نباید فراموش کنید: زمان خاصی را برای آرامش و فراغت خود در نظر بگیرید. در این زمان به فکر خود اجازه استراحت بدهید، درگیر کار های عقب افتاده نشوید یا به خاطر آن ها احساس گناه نکنید. این تصور که اوقات استراحت زمان شما را هدر می دهد را کنار بگذارید و اجازه دهید فکرتان فرصت فکر کردن به راه حل های تازه را پیدا کند.

برای کارهایتان نقطه پایان در نظر بگیرید: به یاد داشته باشید هیچ پروژه یا کاری بی پایان نیست. اگر زمان انجام آن از زمان پیش بینی شما بیشتر شده به جای صرف زمان اضافی برای آن، در پی یافتن مشکل باشید. گاهی اوقات راستا رسیدن به هدف ما اشتباه است و به جای تغییر، زمان زیادی را صرف اصلاح موردی آن می کنیم که سبب ایجاد فعالیت های بی فایده می گردد. انباشت کار های نا تمام فکر را از تصمیم گیری درست باز می دارد.

همه ما مطالب، مقالات و کتاب های زیادی در خصوص مدیریت زمان خوانده ایم، اما باید بدانیم که این دانش، تنها تکنیک های لازم برای مدیریت زمان را به ما خواهد آموخت. مدیریت زمان هم همچون بسیاری از مهارت های مدیریتی، احتیاجمند تمرین، تکرار و پشتکار است. هیچ یک از ما با داشتن آشپزخانه ای با تجهیزات کامل و برترین ابزارها، سرآشپز بین المللی نخواهیم شد بنابراین آگاهی از همه تکنیک ها و روش های مدیریت زمان به تنهایی بعید است تغییری در فرایند رفتار ما ایجاد کند. تنها به کارگیری این روش ها و پایش و نظارت مستمر آن ها موثر خواهد بود.